General terms and conditions

Article 1: General
Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten door COHERENCE BV (Coherence bv, met vennootschapszetel te Kollebloemstraat 65, 9030 Gent, met ondernemingsnummer 0598.749.821, handeldrijvende onder de benaming ODUM.DIGITAL (hierna genoemd “ODUM.Digital”) alsmede op alle aanbiedingen en leveringen met uitdrukkelijke uitsluiting van alle andere voorwaarden (ook deze van de opdrachtgever). De toepassing van huidige voorwaarden vormt de beslissende voorwaarde voor het tot stand komen van het akkoord van ODUM.DIGITAL. Elke afwijking van deze voorwaarden moet het voorwerp uitmaken van een door ODUM.DIGITAL ondertekende geschreven overeenkomst. Geen enkele verbintenis door vertegenwoordigers van ODUM.DIGITAL of door personen in naam van ODUM.DIGITAL optredend, aangegaan is geldig zonder schriftelijke bevestiging van de directie van ODUM.DIGITAL. Mochten een of meerdere clausules of een deel van de clausules niet geldig zijn of er een uitdrukkelijke afwijking op zijn toegestaan, doet zulks geen afbreuk aan de geldigheid en de toepasselijkheid van de andere bepalingen.
Article 2: Prices and rates
Het budget weergegeven in projecten, plannen of offertes is gebaseerd op de alsdan geldende waarden van lonen edm en zijn slechts bindend voor de prestaties en leveringen erin omschreven en voor een periode van zestig dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum. De vermelde prijzen zijn steeds exclusief B.T.W. Budgetten of prijsoffertes voor projecten worden louter als estimatie of richtlijn gegeven. Indien hiervan expliciet wordt afgeweken en vaste prijzen expliciet vermeld zijn door ODUM.Digital, dan gelden deze enkel voor standaardprestaties of -werken zonder bijzondere moeilijkheden of risicofactoren.
Meerwerken kunnen aanleiding geven tot een meerprijs wanneer die meerwerken het gevolg zijn van bijbestellingen van de klant, wijzigingen van de bestelling en/of wanneer die veroorzaakt zijn door feiten of gebeurtenissen onafhankelijk van de wil van ODUM.Digital die de uitvoering van de werken bemoeilijken of vertragen. ODUM.Digital kan haar tarieven en prijzen jaarlijks aanpassen met ingang vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin de Overeenkomst tot stand kwam met een voorafgaande schriftelijke kennisgeving van dertig (30) dagen. Dit gebeurt in toepassing van de volgende formule: Nieuw Bedrag = (Oud Bedrag) X (0. 2 + 0. 8 X (Nieuwe lndex/Aanvangsindex)). ‘Oud Bedrag’ staat voor het bedrag van toepassing in het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de indexatie gebeurt. De index die in deze formule wordt bedoeld is de ‘Index referteloonkost Agoria Digital (nationaal gemiddelde)’, verder de ‘Agoria index’ genoemd. ‘Nieuwe Index’ staat voor de Agoria index van de maand december van het jaar waarin het Oude Bedrag van toepassing was; ‘Aanvangsindex’ staat voor de Agoria index van de maand december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het Oud Bedrag van toepassing was. Het Nieuw Bedrag wordt berekend tot op een honderdste en steeds naar beneden afgerond.
Article 3: Fulfilment of the assignment
De opdrachtgever verbindt er zich toe om met het oog op de uitvoering van de diensten besteld bij ODUM.DIGITAL alle gegevens ter beschikking te stellen van ODUM.DIGITAL die nuttig en noodzakelijk kunnen zijn teneinde ODUM.DIGITAL in de mogelijkheid te stellen om de opdracht uit te voeren in functie van de specifieke behoeften en wensen van de opdrachtgever. De opdrachtgever verbindt er zich toe om de uitvoering van de opdracht exclusief toe te vertrouwen aan ODUM.DIGITAL, die alle nodige professionele zorgen zal besteden aan de te leveren diensten en prestaties en de opdracht zal uitvoeren volgens de regels van de kunst. De opdrachtgever erkent expliciet het recht in hoofde van ODUM.DIGITAL om zich voor de uitvoering van deze overeenkomst te laten bijstaan door haar aangestelden en/of onderaannemers. Indien ODUM.DIGITAL bij de uitvoering van haar opdracht specifieke data, gegevens of inhouden dient te verwerken, is de opdrachtgever gehouden dit op het afgesproken tijdstip en op het afgesproken leveringsadres aan te leveren. De inhouden in digitale vorm worden geleverd op de afgesproken dragers en in het afgesproken formaat. ODUM.DIGITAL draagt geen verantwoordelijkheid voor beschadiging tijdens het behandelen van de door de opdrachtgever verstrekte data, gegevens of inhouden noch voor claims of aanspraken van derden wegens schending van hun contractuele of intellectuele eigendomsrechten. De opdrachtgever zal ODUM.DIGITAL hiervoor vrijwaren. Ook waar ODUM.DIGITAL gebruiksrechten toestaat op haar auteursrechtelijk beschermde werken en/of software of nog, bepaalde specifiek voor de Opdrachtgever en gecreëerde marktstudies, teksten, methodologie of adviezen, behoudt zij zich het recht voor om haar know-how en ervaring te hergebruiken voor soortgelijke opdrachten.
Article 4: Delivery and execution time
The delivery or execution time stated in the offer and/or in any other document is given merely for information purposes, with no binding commitment and without constituting a prerequisite for the contract. Unless agreed otherwise in writing, non-compliance with the stated time frames does not entitle the client to terminate the contract, refuse the goods or work, or claim any compensation.
Article 5: Acceptance and delivery
De bestelde goederen worden geleverd en aanvaard of geacht dit te zijn op het ogenblik van de afgifte van de goederen aan de opdrachtgever en/of van ingebruikneming. De diensten of werken van ODUM.DIGITAL worden geacht aanvaard te worden op het ogenblik van de beëindiging en oplevering ervan.
Article 6: Cancellation - termination
Annulatie van de bestelling zal als contractbreuk worden beschouwd. In dit geval zal ODUM.DIGITAL gerechtigd zijn op integrale vergoeding van reeds gemaakte kosten en van gederfde winst. Deze integrale vergoeding zal steeds, onverminderd het recht van ODUM.DIGITAL om meerdere schade te eisen en er vergoeding voor te eisen, minimaal 30% van de overeengekomen prijs zijn in geval van annulatie of verbreking binnen de twee weken na bestelling en minimaal 50% van de overeengekomen prijs in geval van annulatie of verbreking later dan 2 weken na bestelling; onverminderd het recht van COHERENCE om meerdere schade te bewijzen en er vergoeding voor te eisen (in het bijzonder voor alle voor de opdrachtgever reeds geleverde prestaties en alle reeds gemaakte kosten). ODUM.DIGITAL behoudt zich het recht voor de overeenkomst van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling ontbonden te beschouwen, ingeval van faillissement, kennelijk onvermogen alsook bij om het even welke ingrijpende wijziging aan de juridische toestand van zijn opdrachtgever.
Artikel 7: Overmacht en imprevisie
De gevallen van overmacht, onafgezien of deze tijdelijk of definitief de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk maken, schorsen of doven van rechtswege de verplichtingen van ODUM.DIGITAL t.o.v. dit contract uit en ontslaan ODUM.DIGITAL van elke aansprakelijkheid of schade die hierdoor zou kunnen ontstaan. Worden beschouwd als gevallen van overmacht in hoofde van ODUM.DIGITAL oorlogen en gelijkaardige situaties, beslissingen van de openbare overheid, stakingen, overstromingen, brand, alsmede elke oorzaak onafhankelijk van de wil van ODUM.DIGITAL waardoor de aanlevering en/of de uitvoering van de goederen/werken onmogelijk is. Deze opsomming is niet limitatief.
Een partij blijft verplicht tot nakoming van haar verbintenissen, ook indien deze bezwarender zijn geworden, hetzij doordat de kosten van nakoming zijn vermeerderd, hetzij doordat de waarde van de tegenprestatie die zij ontvangt is verminderd. Wordt de nakoming echter buitensporig bezwarend door een wijziging van omstandigheden die plaatsvond na het sluiten van de overeenkomst; die niet van een dergelijke aard is dat er bij het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijs rekening mee kon worden gehouden; en waarvoor de bezwaarde partij niet krachtens de overeenkomst het risico dient te dragen, dan zijn partijen verplicht in onderhandeling te treden met het oog op een aanpassing of ontbinding van de overeenkomst. Komen partijen niet binnen een redelijke termijn tot overeenstemming, dan kan de rechter de overeenkomst ontbinden op de datum en onder de voorwaarden die hij bepaalt; of de overeenkomst wijzigen ten einde de uit de wijziging van omstandigheden voortvloeiende winst en verlies billijk over de partijen te verdelen. In beide gevallen kan de rechter een vergoeding toekennen voor het verlies dat geleden wordt doordat een partij weigert te onderhandelen of de onderhandelingen in strijd met de eisen van de goede trouw afbreekt.
Article 8: Complaints procedure
Het protest tegen facturen dient op straffe van verval van het recht om te protesteren gemotiveerd per aangetekend schrijven of via email binnen de acht dagen na de factuurdatum. Onverminderd hetgeen hiervoor bepaald is, kan geen enkele klacht voor zichtbare gebreken, ontbrekende goederen of werken, of niet-conforme levering nog worden geformuleerd na de dag van aanvaarding, zoals bepaald in artikel 5 van deze voorwaarden en moet elke andere klacht om geldig te zijn gemotiveerd zijn, een gedetailleerde omschrijving bevatten en bij aangetekende brief of per email geschieden binnen de 72 uur, volgend op de gebeurtenis waardoor de aansprakelijkheid van ODUM.DIGITAL zou kunnen betrokken zijn.
Article 9: Collateral and liability
Tenzij expliciet anders overeengekomen zijn de verbintenissen van ODUM.DIGITAL aangegaan in het kader van overeenkomsten en opdrachten steeds beperkt tot middelenverbintenissen. ODUM.Digital kan enkel aansprakelijk gesteld worden in het geval van zware fout, zware nalatigheid of opzet. In geval de geleverde diensten niet overeenstemt met hetgeen waartoe ODUM.DIGITAL zich toe verbonden heeft in de bestelbon of de overeenkomst met de opdrachtgever of nog in geval van ontbrekende werken of diensten of gegronde weigering van de (op)levering is ODUM.DIGITAL in geen geval tot meer gehouden dan het vervangen, aanvullen, aanpassen of afwerken van de werken of diensten. De aansprakelijkheid van ODUM.Digital is hoe dan ook beperkt tot de vergoeding van voorzienbare, rechtstreekse en persoonlijke schade, en zij kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor indirecte of gevolgschade, zoals, maar niet beperkt tot de gederfde winst, de financiële of commerciële verliezen, productieverlies, bedrijfsstilstand, verlies of beschadiging van gegevens, verlies van contracten, storing van de planning of productieprocessen. De globale aansprakelijkheid van ODUM.Digital is tevens beperkt tot het bedrag dat is gedekt door een verzekering onderschreven door de medecontractant of door ODUM.Digital. Bij gebreke aan verzekering of indien, om welke reden ook, geen dekking wordt verleend, is iedere aansprakelijkheidsvordering in hoofdsom en bijhorigheden beperkt tot maximaal de prijs van de overeenkomst waaronder ODUM.Digital aansprakelijk is. ODUM.Digital is niet aansprakelijk voor schade aan derden, zoals onder meer de eventuele buren van de medecontractant, en dient de medecontractant in deze hypothese niet te vrijwaren. ODUM.Digital is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat zij is uitgegaan van door de medecontractant verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens of informatie. De medecontractant kan, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, ODUM.Digital, noch haar hulppersonen, aangestelden, werknemers of onderaannemers aanspreken voor schade ten gevolge van een buitencontractuele fout of tekortkoming.
Article 10: Risk and retention of title
Het risico in verband met de goederen en de werken gaat over op de opdrachtgever op het ogenblik van de afgifte doch de eigendom gaat slechts over op het ogenblik van de volledige betaling. Tot op dat ogenblik kan ODUM.DIGITAL er vrij over beschikken. Deze clausule van eigendomsvoorbehoud is ook van toepassing in geval van faillissement voor zover de goederen zich in natura bij de opdrachtgever bevinden en nog niet onroerend geworden zijn door incorporatie. Op straffe van verval wordt de rechtsvordering ingesteld voor de sluiting van het proces-verbaal van verificatie der schuldvorderingen.
Article 11: Payment terms
De facturen van ODUM.DIGITAL zijn betaalbaar op de vennootschapszetel van ODUM.DIGITAL of door overschrijving op haar bankrekening BIC KREDBEBB IBAN BE 41 00174945 4210 binnen de 15 dagen na factuurdatum. De kosten zijn ten laste van de opdrachtgever. Facturen die niet op de vervaldag betaald zijn, zullen van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd worden met een forfaitaire schadevergoeding van 10 % van de hoofdsom, met een minimum van 100 EUR evenals een intrest vanaf de vervaldatum van de factuur, en dit aan 1 % per maand. De opdrachtgever blijft in alle gevallen hoofdelijk en voor alle sommen aansprakelijk voor de betaling van de facturen van ODUM.DIGITAL, ook indien ODUM.DIGITAL aanvaard heeft de facturen op te maken op naam van derden. De niet-betaling op de vervaldag van één factuur, maakt het verschuldigd saldo van alle andere, zelfs niet-vervallen facturen onmiddellijk van rechtswege opeisbaar en geeft ODUM.DIGITAL bovendien het recht om alle lopende bestellingen en opdrachten op te schorten. De betalingen worden steeds aangewend om eerst de oudste openstaande schulden met inbegrip van de vervallen interesten te vereffenen.
Article 12: Confidentiality - reference
ODUM.DIGITAL verbindt er zich toe om alle als vertrouwelijk aangeduide informatie die zij onder welke vorm ook zal verwerven naar aanleiding van de uitvoering van de overeenkomst vertrouwelijk te houden en niet te verspreiden, te publiceren, te overhandigen of ter beschikking te stellen aan derden in enige vorm, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming vanwege de opdrachtgever met dien verstande evenwel dat ODUM.DIGITAL gerechtigd is vertrouwelijke informatie mede te delen aan werknemers, aangestelden, en/of zelfstandige medewerkers of onderaannemers in zoverre dat noodzakelijk is voor de behoorlijke uitvoering van de overeenkomst. Worden evenwel niet als vertrouwelijk beschouwd alle informatie die onafhankelijk verkregen werd door of ontwikkeld is door ODUM.DIGITAL zonder dat daarbij gebruik is gemaakt van vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever of informatie die reeds in het publiek domein is op het ogenblik dat ODUM.DIGITAL de informatie van de opdrachtgever krijgt of nog, die in het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door ODUM.DIGITAL. In dat geval verwittigt ODUM.DIGITAL de opdrachtgever onmiddellijk zodra zij op de hoogte is van een gerechtelijk bevel om die gegevens kenbaar te maken. De Opdrachtgever geeft aan ODUM.DIGITAL evenwel uitdrukkelijk de toestemming om met het oog op referentie van het project in marketing & communicatie van ODUM.DIGITAL zowel intern als ten aanzien van derden te verwijzen naar het feit de diensten van ODUM.DIGITAL gekozen werden door de Opdrachtgever en naar de aard van de geleverde diensten en, desgevallend, een omschrijving van het project zonder daarbij evenwel ooit vertrouwelijke gegevens van de Opdrachtgever of het project mee te delen; de gebruikelijke vennootschaps-, handels- en/of merknaam van de Opdrachtgever en het logo en/of beeldmerk van de Opdrachtgever als referentie te vermelden voor louter promotionele of public relations-doeleinden. Dergelijke toegelaten referentie kan onder meer gebeuren op de website van ODUM.DIGITAL onder diverse domeinnamen en in de nieuwsbrieven, portfolio’s in digitale of gedrukte vorm, presentaties van ODUM.DIGITAL (zelfs bij publiciteit door ODUM.DIGITAL op sociale media) en dit wereldwijd en ongeacht het aantal exemplaren, pagina’s of vermeldingen en onbeperkt in tijd.
Article 13: Non-solicitation
Tenzij mits andersluidend akkoord van ODUM.DIGITAL zal de opdrachtgever zich, zowel tijdens de duur van de overeenkomst met ODUM.DIGITAL als gedurende de 24 maanden na beëindiging ervan, ervan onthouden om, rechtstreeks of onrechtstreeks, voor zichzelf of voor derden, werknemers en/of aangestelden van ODUM.DIGITAL en/of, aan de opdrachtgever door ODUM.DIGITAL kenbaar gemaakte onderaannemers en/of zelfstandige medewerkers van ODUM.DIGITAL, te benaderen of te laten benaderen met het oog op de indienstneming ervan, aan te werven of te pogen aanwerven en/of in te zetten in het kader van een ten behoeve van de Opdrachtgever, rechtstreekse of via derden georganiseerd, samenwerking of dienstverlening, zowel van occasionele of duurzame aard. Bij overtreding van deze verplichting, zal de opdrachtgever gehouden zijn tot betaling aan ODUM.DIGITAL van een forfaitaire vergoeding ten bedrage van 24 maanden van het brutoloon van de afgeworven werknemer of de vergoeding van de zelfstandige medewerker, met een minimum van 25.000 € per overtreding, te storten binnen de 15 dagen na de kennisgeving door ODUM.DIGITAL, onverminderd het recht van ODUM.DIGITAL om de werkelijke schade te bewijzen en vergoed te krijgen en haar om enige andere vordering in te stellen in kortgeding of via andere procedures, in eender welke relevante jurisdictie.
Article 14: Intellectual property rights
De Opdrachtgever vrijwaart ODUM.DIGITAL tegen claims of aanspraken van derden wegens schending van contractuele of intellectuele eigendomsrechten van die derden door het gebruik van de door de Opdrachtgever aangeleverde data of gegevens of door de toekenning van de opdracht aan ODUM.DIGITAL. Alle intellectuele eigendomsrechten op door ODUM.DIGITAL voor de Opdrachtgever ontwikkelde of ter beschikking gestelde programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of andere materialen zoals analyses, ontwerpen, marktstudies, documenten, rapporten, cursussen, (powerpoint)presentaties, teksten, inhoudstabellen evenals voorbereidend materiaal daarvan blijven, tenzij expliciet anders overeengekomen in de bestelbon of overeenkomst van ODUM.DIGITAL met de opdrachtgever, bij ODUM.DIGITAL of diens licentiegever en de Opdrachtgever verkrijgt hierop uitsluitend een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht zonder aanpassings-, verveelvoudigings- of verspreidingsrecht, tenzij voorafgaande schriftelijke toestemming van ODUM.DIGITAL. Het is de opdrachtgever niet toegestaan om enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele of industriële eigendom uit de markstudies, teksten, programmatuur, de masterclasses, de ontwerpen, de documenten, de cursussen, (powerpoint)presentaties, teksten of andere dragers te verwijderen. Ook waar er expliciet in de bestelbon of de overeenkomst van ODUM.DIGITAL met de opdrachtgever overeengekomen wordt dat voormelde rechten in eigendom worden overgedragen, zal dit ODUM.DIGITAL niet beletten om haar knowhow en ervaring te hergebruiken voor andere projecten en/of opdrachtgevers. Schendingen op de in dit artikel omschreven verplichtingen door de Opdrachtgever zullen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling aanleiding geven tot een forfaitaire schadevergoeding van 15.000 EUR per vastgestelde inbreuk, te betalen op het eerste verzoek van ODUM.DIGITAL, onverminderd het recht van ODUM.DIGITAL om hogere schade aan te tonen en te eisen.

Article 15: Processing of personal data
ODUM.DIGITAL verwerkt de contactgegevens (naam of benaming, adres, e-mailadres, telefoonnummers en contactgegevens op sociale media) en andere gegevens van haar Opdrachtgeveren (waaronder taalkeuze, contractgegevens) die nodig zijn voor het beheer van haar diensten, waaronder de uitvoering van de overeenkomst met de Opdrachtgever en en de promotie van haar diensten. ODUM.DIGITAL zal deze data uitsluitend gebruiken binnen het kader van de uitvoering van overeenkomsten en de promotie van haar diensten. ODUM.DIGITAL kan deze data overmaken aan overheidsinstanties (lokaal of federaal, gerechtelijk of administratief) in het kader van de uitvoering van hun wettelijke opdrachten of aan bepaalde professionele dienstverleners van ODUM.DIGITAL met wie ODUM.DIGITAL een verwerkingsovereenkomst heeft gesloten. ODUM.DIGITAL zal de gegevens niet doorgeven aan derden met het oog op promotie van producten of diensten van andere ondernemingen. De Opdrachtgever heeft onder meer het recht van toegang tot zijn persoonsgegevens, evenals het recht om verbeteringen aan te brengen aan zijn gegevens indien zij foutief zijn. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door ODUM.DIGITAL en de privacy-rechten van de Opdrachtgever en de bewaartermijnen voor die gegevens, is beschikbaar in de privacyverklaring van ODUM.DIGITAL op haar website: www.odum.digital. De Opdrachtgever moet ODUM.DIGITAL onmiddellijk op de hoogte houden over iedere wijziging van naam of benaming, adres, e-mailadres, telefoonnummer of contactgegevens op sociale media en kan ODUM.DIGITAL contacteren voor inlichtingen omtrent de gegevensbescherming via het e-mailadres [email protected] of door het invullen van een onlineformulier: www.odum.digital.

Article 16: Applicable law - competent courts
Alle betwistingen tussen de betrokken partijen voortspruitend uit of met betrekking tot de bestelling en de overeenkomst tussen partijen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement van de maatschappelijke zetel van ODUM.DIGITAL. Het Belgisch recht is van toepassing.