Bedrijven die veel contracten ontvangen en/of versturen willen een centrale gestructureerde plaats om deze te gaan beheren (opmaak, goedkeuring, digitaal ondertekenen, archivering, hernieuwingen, verwittigingen, rapportering). Voor die bedrijven bestaat er Contract Lifecycle Management (CLM) software.
Enkele cijfers rond contracten
- Vanaf 250 contracten per jaar loont het de moeite om een CLM pakket aan te kopen
- De terugverdientijd van een CLM pakket is vaak 6 maanden of minder
- 25% van de contracten is onvindbaar en worden dus niet opgevolgd
- 65% van de contracten is niet compleet
- 30% van de contracten wordt slecht of niet uitgevoerd
- 70% van de contracten wordt stilzwijgend verlengd vaak zonder dat het management op de hoogte is
Welke meerwaarde biedt een CLM
- Minder (financieel) risico
- Alle contracten op 1 Saas platform en toegankelijk voor diegenen die de rechten hebben
- Heel gemakkelijk beslissen wie welk contract mag zien, becommentariëren, aanpassen en goedkeuren.
- Contracten die altijd vertrekken van de meest recente clausules
- Goedkeuringsflows die maken dat het juiste niveau de contracten kan/moet screenen en ondertekenen
- Best practices op het gebied van contractbescherming en privacy
- Een hogere productiviteit
- Contractgeneratie in bulk en pipeline management (CLM gelinkt aan CRM)
- CLM is (meestal) gekoppeld aan E-signing software zodat ook de handtekening vlot binnen komt met een automatische rapportering
- De business kan zonder hulp van de juridische dienst al een voorstel van contract opstellen
- Een contract bijschaven op 1 plaats door zowel medewerkers als externen met een volledige historiek van de wijzigingen
- Contractbeoordeling en uitvoering versnellen
- Betere rapportering en opvolging
- De productiviteit laten zien van afdelingen ivm contractbeheer, contractcreatie en doorlooptijd
- Een krachtige zoekfunctie om snel de juiste contracten terug te vinden
- Een overzicht krijgen op de rechten en engagementen van je onderneming in de tijd
- Een verwittiging wanneer je contract wordt becommentarieerd, aangepast of goedgekeurd door zowel collega’s als externe partijen
- Automatische reminders rond opzeg- en einddata; of andere gemaakte afspraken zoals eindejaar korting, indexatie, …
